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一位新采購經(jīng)理到任了，立刻要面對(duì)幾萬種物料、每年幾千份的訂單，數(shù)百家供應(yīng)商，每周總經(jīng)理例會(huì)上各部門經(jīng)理必定會(huì)提出的物料未到的抱怨......所以在施展本領(lǐng)大展宏圖之前，一位新任采購經(jīng)理第一件要做的事，就是搞清楚狀況。具體來說就是：看出目前存在的問題
找到可用的改進(jìn)機(jī)會(huì)
靠日復(fù)一日在工作中觀察積累，與同僚的積極溝通等等，都能取得一定效果，但是，這些都不夠“快”，不夠“全”，也不一定“準(zhǔn)”。能不能在一天之內(nèi)就準(zhǔn)確地了解最重要的“狀況”呢？能，靠數(shù)據(jù)分析，靠專業(yè)的系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)分析。

2一則筆記
專業(yè)的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)分析不是“呈現(xiàn)數(shù)據(jù)”，而是通過數(shù)據(jù)“呈現(xiàn)結(jié)論”。優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)分析提供的數(shù)據(jù)不用戶自己再去琢磨這些數(shù)據(jù)意味著什么。
新任采購經(jīng)理到任后，最需要了解的就是采購成本控制的狀況。那么對(duì)采購訂單的數(shù)據(jù)分析是最為直接有效的。下面舉兩個(gè)例子加以說明。


份額倒掛分析（Reversed Share）
份額倒掛指在一段區(qū)間之內(nèi)，價(jià)格低的供應(yīng)商分到較少份額，價(jià)格高的供應(yīng)商反而分到較多份額的現(xiàn)象。
配合著份額倒掛，同時(shí)應(yīng)該呈現(xiàn)高、低價(jià)格出現(xiàn)的時(shí)序特點(diǎn)。份額倒掛必須配合這個(gè)因素才能真正呈現(xiàn)可能的問題和改進(jìn)機(jī)會(huì)。
前高后低 就是單價(jià)高的供應(yīng)商成交時(shí)間較早，而單價(jià)低的供應(yīng)商成交時(shí)間較晚。這種情況下，雖然統(tǒng)計(jì)區(qū)間出現(xiàn)了份額倒掛，也可能是因?yàn)閮r(jià)格低的供應(yīng)商剛剛參與供應(yīng)，可將統(tǒng)計(jì)區(qū)間放長(zhǎng)一些再觀察。
前低后高 這種情況下最有可能有潛在問題。必須要了解清楚出現(xiàn)的原因，是采購人員的疏忽，還是低價(jià)供應(yīng)商出現(xiàn)了供應(yīng)困難，還是什么別的原因。
在份額倒掛的物料供應(yīng)中，最直接的改進(jìn)機(jī)會(huì)就是重新分配被倒掛了的份額。另外，對(duì)于引入更具價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商，也需要跟進(jìn)其在品質(zhì)、交期和服務(wù)方面的綜合表現(xiàn)，而非單純追求低價(jià)。

最大份額分析（Lion's Share）
最大份額，指在某類物料的供應(yīng)中份額最大的一家供應(yīng)商所占比例。當(dāng)這個(gè)比例超過70%（甚至只有一家供應(yīng)）的情況，通常稱為“一家獨(dú)大”。最大份額分析以“一家獨(dú)大”的情況分析為核心。
品類中的最大份額 在同一個(gè)物料品類中，除非是企業(yè)的策略性安排，否則出現(xiàn)一家獨(dú)大的狀況，對(duì)于供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和供應(yīng)成本的控制，都是非常不利的。
此時(shí)專業(yè)的數(shù)據(jù)分析會(huì)提供一些主要比對(duì)指標(biāo)，比如：(1)供應(yīng)商的綜合供應(yīng)成本的排行、(2)上一年度的降價(jià)幅度、(3)供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨率等等。如果這些指標(biāo)中有的非常不理想，則這個(gè)品類的一家獨(dú)大狀況很可能需要立刻調(diào)整。
品類的分析是供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和供應(yīng)成本談判力分析的重點(diǎn)，但有的企業(yè)品類設(shè)置并不完備，甚至沒有品類管理，那么專業(yè)的供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析可以用“供應(yīng)商組”的分析來代替品類分析，達(dá)到同樣的目的。
供應(yīng)商組的最大份額 供應(yīng)商組，是指用信息系統(tǒng)通過對(duì)訂單等數(shù)據(jù)的分析整理出來的能夠供應(yīng)類似物品、具有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的一組供應(yīng)商。

供應(yīng)商組的一家獨(dú)大的分析和品類分析的方法非常類似，主要看在這一組供應(yīng)商供應(yīng)的全部份額中，是否存在一家獨(dú)大的情況，如果存在，該供應(yīng)商是否真的具有綜合供應(yīng)優(yōu)勢(shì)（價(jià)格、品質(zhì)、交期或服務(wù)），否則，就必須馬上做出調(diào)整，以保證供應(yīng)安全，并通過降低該供應(yīng)商的重要程度來獲得供應(yīng)成本的控制力。
供應(yīng)商的供應(yīng)成本變化分析
某種或某類物料過去三年平均降幅是3%或5%并不能清晰地指出問題或機(jī)會(huì)。但是某個(gè)品類（或供應(yīng)商組）中，一個(gè)供應(yīng)商三年平均降幅是3%，而另一個(gè)是5%，就可能包含著潛在的問題和改進(jìn)的機(jī)會(huì)了。
簡(jiǎn)單說，當(dāng)表現(xiàn)單個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)狀況的數(shù)據(jù)和體現(xiàn)該供應(yīng)商在品類供應(yīng)中的競(jìng)爭(zhēng)位置，以及有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的供應(yīng)商的供應(yīng)狀況數(shù)據(jù)結(jié)合起來看的時(shí)候，往往能清晰地呈現(xiàn)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
除了訂單數(shù)據(jù)分析之外，對(duì)供應(yīng)商認(rèn)證、詢報(bào)價(jià)等采購管理的重點(diǎn)方面的專業(yè)數(shù)據(jù)分析，都可從不同角度迅速、準(zhǔn)確反應(yīng)出可能存在的問題和可以利用的改進(jìn)機(jī)會(huì)。系統(tǒng)化的專業(yè)的數(shù)據(jù)分析，覆蓋的管理面廣，且能多角度多層次呈現(xiàn)問題和機(jī)會(huì)，完全能幫助一位新任采購經(jīng)理在一天之內(nèi)了解一個(gè)企業(yè)采購管理中最重要的“狀況”。

3
一次思考
上述這些數(shù)據(jù)分析，基本上都不大可能完全靠手工統(tǒng)計(jì)完成而必須依賴信息系統(tǒng)。
好的信息系統(tǒng)，不僅能高效管理日常作業(yè)，更能提供專業(yè)的數(shù)據(jù)分析，找到可能的問題和機(jī)會(huì)。
現(xiàn)在的各種供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)，經(jīng)過多年的競(jìng)爭(zhēng)，主要的計(jì)劃、采購、倉儲(chǔ)物流管理的日常作業(yè)功能都已經(jīng)很成熟了，而能否從日常作業(yè)中提取數(shù)據(jù)，以符合先進(jìn)管理思想的專業(yè)的方式呈現(xiàn)給管理人員，使問題和機(jī)會(huì)一目了然，將成為判斷一套信息系統(tǒng)綜合價(jià)值的關(guān)鍵所在。